Prozess

Ist der Signaturservice richtig eingerichtet und hat der angemeldete Benutzer ein Signaturprofil zugewiesen, so kann auf dem Dokument das Menü "Signieren" ausgeführt werden.

Besitzt der Benutzer mehrere Signaturprofile, so kann im ersten Schritt das Signaturprofil, welches verwendet werden soll, ausgewählt werden.

Anschliessend wird das Dokument ausgecheckt und einen Signaturprovider übergeben. Nach erfolgreichem Signieren wird das signierte Dokument als neue Version eingecheckt (das kann mehrere Minuten dauern). Je nach Signaturprovider wird nach der Menüausführung das Dokument direkt im Webbrowser zum Signieren geöffnet.

Damit eine Signatur gestartet werden kann, muss "E-Mail Geschäft" auf dem angemeldeten Benutzer ausgefüllt sein.

Spezialität DeepSign

Ist DeepSign als Signaturprovider konfiguriert, so können zusätzliche Parameter beim Signieren gesetzt werden.

Signaturtyp

Hier kann zwischen mehreren Signaturtypen ausgewählt werden:

• Einfach → Einfache Signatur, Verifizierung durch E-Mail
• Fortgeschritten → Fortgeschrittene Signatur, Verifizierung durch DeepID
• Qualifiziert → Qualifizierte Signatur, Verifizierung durch Drittanbieter

Ich unterzeichne selbst

Wenn angewählt, so wird der angemeldete Benutzer als Unterzeichner hinzugefügt.

Weitere Unterzeichnende (Kontakte / BenutzerInnen)

Auflistung Kontakte oder Benutzer, die das Dokument signieren müssen.

Weitere Unterzeichnende (E-Mail-Adresse)

Auflistung E-Mail-Adressen, die das Dokument signieren müssen.

Signaturauftrag in DeepSign weiterbearbeiten

Die Option "Signaturauftrag in DeepSign weiterbearbeiten" ermöglicht es, den Signaturauftrag in der DeepSign-Lösung vor dem Versand weiter zu bearbeiten. Beachten Sie dabei, dass der Signaturauftrag manuell in DeepSign gestartet werden muss. So erhalten Sie die Möglichkeit, den Auftrag nach Bedarf anzupassen, bevor er endgültig versendet wird.

Platzhalter (Text-Field-Pattern)

In DeepSign können Platzhalter für Signaturen genutzt werden, um den Signaturprozess zu optimieren. Es stehen zwei Arten von Platzhaltern zur Verfügung:

1. E-Mail-basierter Platzhalter
   • Syntax: #deepsign#<E-Mail Adresse>#
   • Bei Verwendung dieses Platzhalters wird die angegebene E-Mail-Adresse automatisch als Unterzeichner beim Signieren hinzugefügt.
   • Falls die E-Mail-Adresse bereits im CMI-Signatur-Wizard ausgewählt wurde, erfolgt keine doppelte Einladung. Stattdessen wird der Platzhalter entsprechend verwendet.
   • Wichtig: Sollte die E-Mail-Adresse im CMI-Signatur-Wizard nicht ausgewählt worden sein, wird dennoch eine Einladung verschickt.
2. Allgemeiner Platzhalter
   • Syntax: #deepsign##
   • Dieser Platzhalter fügt einen "leeren" Platzhalter hinzu. Beim Signieren wird dieser Platzhalter durch die erste im Signatur-Wizard ausgewählte E-Mail-Adresse ersetzt, die noch nicht als Unterzeichner hinzugefügt wurde.

Die Platzhalter können im Dokument als normaler Text eingetragen werden. Um sicherzustellen, dass sie auf dem Dokument nicht sichtbar sind, empfiehlt es sich, die Schriftart Weiss zu verwenden. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration der Platzhalter, ohne die Lesbarkeit des Dokuments zu beeinträchtigen.

Zur offiziellen DeepSign Dokumentation

Observer-Funktion

Wenn ein Signaturauftrag gestartet wird, wird der Initiator der Signatur als Beobachter dem Dokument hinzugefügt. Dadurch wird das Dokument in seinem DeepSign-Konto sichtbar.

Signaturauftrag öffnen

Wenn sich ein Dokument im Signaturprozess befindet, erscheint das Menü 'Signatur zurückziehen'. Durch Auswahl dieses Menüs wird der Signaturauftrag in DeepSign geöffnet.

Spezialität Evidence

Für Evidence kann ein Signaturprofil für alle Benutzer erstellt werden. Ob und welche Signaturprofile in Evidence für einen Benutzer vorhanden sind, wird durch Evidence verwaltet. Sollte ein Benutzer in Evidence keine Profile haben, so wird der Signaturprozess mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgebrochen.

Spezialität SwissSign und XiTrust

Sobald ein kompatibler Signaturprovider (momentan SwissSign und XiTrust) konfiguriert ist, kann der erweiterte Assistent aktiviert werden. Dieser muss im Signaturprofil aktiviert werden. Weitere Informationen sind hier zu finden.

Ich unterzeichne selbst

Wenn angewählt, so wird der angemeldete Benutzer als Unterzeichner hinzugefügt.

Weitere Unterzeichnende (Kontakte / BenutzerInnen)

Auflistung Kontakte oder Benutzer, die das Dokument signieren müssen.

Weitere Unterzeichnende (E-Mail-Adresse)

Auflistung E-Mail-Adressen, die das Dokument signieren müssen.

Signatur zurückziehen

Befindet sich ein Dokument im Signaturprozess, wird das Menü "Signatur zurückziehen" angezeigt. Durch die Ausführung dieses Menüs wird das betreffende Dokument im Signatursystem zurückgezogen oder gelöscht und der Check-Out des Dokuments wird daraufhin verworfen. Es wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung versendet.

E-Mail Notifikationen

Es werden folgende Notifikationen versendet:

• Erfolgreiche Signatur
• Fehler beim Signieren
• Ablauf der Zeit
• Signatur Zurückgezogen